La automatización robótica de procesos (conocida como RPA, por sus siglas en inglés) es una forma naciente de automatización que replica las acciones que un ser humano realiza frente a un ordenador. Su objetivo principal es poder llevar a cabo tareas tediosas y repetitivas.
Hasta hace poco tiempo, las RPA sólo se utilizaba en grandes corporaciones que diseñaban programas de software específicos para aquellos procesos que querían automatizar. Afortunadamente, hoy en día cualquier empresa puede automatizar pesadas cargas de volumen de trabajo (que previamente suponían una pérdida de tiempo para sus equipos de trabajo).
Algunas de estas funciones que los RPA pueden llevar a cabo son; mover archivos, carpetas, copiar o pegar datos, rellenar formularios, y extraer datos estructurados y semiestructurados de documentos y navegadores (entre muchas otras).
Las RPA y sus ventajas
Los RPA son fundamentales a la hora de otorgar a las empresas la capacidad de automatizar procesos, especialmente aquellos que son manuales y repetitivos, con entradas estándar y de tipo electrónico o con gran volumen de transacciones. Para ello, se debe priorizar a aquellos procesos que permiten el ahorro de costes humanos.
Algunas áreas de empresas donde se están llevando a cabo estos RPA son la cadena de suministro, finanzas y contabilidad o recursos humanos. Algunas de sus principales ventajas son:
- ROI rápido y tangible
- Procesos mejorados
- Mejora de la experiencia de clientes
- Eliminación de tareas repetitivas
- Optimiza tiempos de entrega
- Gran reducción de costes.
- Optimiza de la capacidad de gestión
- Aumenta los niveles de compliance
- Monitorización y control continuo
La automatización robótica conlleva una buena gestión del cambio.
No obstante, cuando una compañía se plantea llevar a cabo la automatización robótica de procesos, es muy importante hacer una buena gestión del cambio. El motivo radica en que la mayoría de los cambios pasan por procesos complicados hasta que se consiguen implantar de forma definitiva en una empresa.
Por lo tanto, es clave saber transmitir a los empleados estos cambios, principalmente en lo referente a aspectos como los procesos de trabajo, las funciones del personal, y la organización en general. Uno de los problemas que generan los RPA es que algunos empleados pueden sentir miedo a perder sus puestos de trabajo, además de percibir el RPA como una intromisión en sus responsabilidades.
Por estas razones, es fundamental que la dirección de la empresa sea capaz de transmitir el mensaje de manera adecuada, y que emplee un plan de comunicación proactivo que anticipe las respuestas a sus preguntas y preocupaciones (de manera que el trabajador perciba esta automatización de procesos como algo positivo que implica numerosas ventajas).
